Faut-il externaliser l'assistance administrative de son entreprise en 2023?

‍

Introduction

À mesure que votre entreprise se développe, vous allez avoir besoin d'un coup de main pour vous aider dans les tâches quotidiennes de gestion de l’entreprise, surtout sur les plans administratifs et financiers.

Si l'embauche d'un employé est une option, considérez aussi les avantages de l'externalisation.

Un assistant administratif ou un gestionnaire de bureau (Office Manager) externe peut non seulement vous faire économiser du temps et de l'argent, mais il peut également offrir un niveau d'expertise que vous n'avez peut-être pas en interne, ou pas les moyens de recruter !

Voici un aperçu des avantages que présente le recours à des services administratifs externes.

Externaliser permet la réduction des coûts…

Ici, rien de nouveau à vous apprendre: l'embauche d'un employé à temps plein implique plus qu'un simple salaire horaire puisque vous devez aussi payer les charges sociales, la part de mutuelle, les vacances, les potentiels congés maladie et d'autres coûts associés au fait de recruter, que ce soit au moment du recrutement ou pour chouchouter votre employé.

L'externalisation de l'assistance administrative et des services liés à ce qu’on appelle l’Office Management permet de ne pas considérer ces coûts tout en fournissant le même niveau de service et d’expertise. En outre, en recourant à des services externalisés, vous pouvez éviter de payer des licences logicielles coûteuses ainsi que du matériel et de l'assistance informatiques.

Un Assistant administratif externe, c’est l’assurance des compétences proposées !

Les assistants administratifs externes sont souvent des professionnels très expérimentés qui apportent des compétences spécifiques que vous ne pouvez peut-être pas trouver en interne.

Déjà, recruter quelqu'un, souvent à salaire optimisé, est un pari alors que votre assistant administratif externe a forcément déjà fait ses preuves pour proposer un tel service, mais surtout si il venait à ne pas convenir, vous pouvez simplement en changer !

De plus, les Office Managers externes ont toujours l’expérience de logiciels spécifiques tels que QuickBooks ou Pennylane, ou d'une connaissance spécialisée de certains secteurs ou processus tels que la gestion des coûts de production, ou la conformité des RH. En ayant accès à cette expertise sans avoir à la payer à plein temps, vous pouvez vous assurer que votre entreprise fonctionne de manière efficace et effective.

Un atout clef est sa flexibilité

L'accès à une assistance administrative externe offre une certaine souplesse en matière de charge de travail et de délais. Si vous avez un projet important à réaliser prochainement ou si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pendant les périodes de pointe, il vous suffit d'engager des heures supplémentaires auprès de votre prestataire, plutôt que d'avoir à embaucher une personne à temps plein en contrat à durée déterminée, et de la laisser partir une fois le travail terminé. De plus, s'il y a certaines tâches qui ne nécessitent pas une attention quotidienne mais qui doivent tout de même être effectuées régulièrement, comme les comptes créditeurs ou les appels de suivi des clients, c’est une chance de pouvoir externaliser ces tâches afin de ne pas avoir un employé qui reste inactif en attendant d'avoir quelque chose à faire pendant la journée.

Conclusion

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise avec succès et efficacité, avoir accès à une assistance administrative externe est essentiel. Non seulement l'externalisation vous permettra d'économiser de l'argent en termes de salaires et d'avantages sociaux, mais elle vous donnera également accès à des professionnels hautement qualifiés qui ont de l'expérience dans divers secteurs et processus, ainsi que des connaissances spécialisées sur certains programmes qui pourraient être très utiles à votre entreprise sans vous coûter trop cher à long terme. En fin de compte, l'utilisation d'une assistance administrative externe est bénéfique pour les entreprises de toutes tailles car elle offre de la flexibilité tout en fournissant un service d'experts avec des frais généraux minimaux...

‍