Qu’est-ce qu’un Office Manager et pourquoi vous avez besoin de lui ?

Un Office Manager est un poste clé dans toute entreprise ou organisation. Ils sont chargés de veiller au bon fonctionnement et à l'efficacité de votre organisation. D’ailleurs, les Office Managers ont un large éventail de responsabilités, notamment la gestion du matériel, l'organisation d'événements, la gestion de vos outils et la supervision du personnel de bureau.

Les missions de l’Office manager

Gestion des fournitures

L'une des principales responsabilités d'un Office Manager est de gérer les fournitures de bureau. Cela implique de commander des fournitures quand elles sont nécessaires, de gérer les niveaux de stock et de s'assurer que les locaux disposent de toutes les fournitures dont l’entreprise a besoin pour fonctionner correctement.

Gestion administrative

Une autre responsabilité clé d'un Office Manager est de gérer votre administratif et votre comptabilité.  Les gestionnaires sont responsables de la coordination de votre entreprise, et de la bonne gestion de vos documents.

Compétences RH

Dans les PMEs ou startups, les Office Managers sont responsables de la supervision du personnel. Cela peut comprendre l'embauche et la formation de nouveaux employés mais aussi la gestion des performances et la résolution des conflits. Un Office Manager doit s'assurer que tous les membres du personnel s'acquittent de leurs tâches de manière efficace et efficiente.

L’office Manager : un véritable couteau suisse !

En bref, sa mission essentielle est d'assister le dirigeant de la structure et de le décharger de certaines de ses fonctions. Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externes (fournisseurs, banques...). Il rédige des synthèses et présente des rapports et des bilans. Selon la taille de l'entreprise qui l'emploie, il peut aussi prendre en charge la gestion du budget (élaboration et suivi), s'occuper de la comptabilité, planifier et veiller à la mise en œuvre des projets qu'il supervise.

Ses fonctions l'amènent à connaître parfaitement chaque service de son entreprise et tous les rouages qui assurent son fonctionnement.

Recruter un office Manager ou faire appel à un OM externe ?

Dans les petites et moyennes entreprises, les Office Managers ont souvent un rôle clef, car il est difficile de donner ces missions, pourtant majeures, à une personne dont le poste ou les compétences ne comprennent pas ce genre de tâches.

D’ailleurs, la question “Qui va se charger de ces missions ?” se pose souvent lorsqu’une entreprise à une taille moyenne, car l’expertise comptable est externalisée, mais la fiche de poste semble parfois trop légère et insuffisante pour recruter une personne dédiée en interne à plein temps.

C’est pour cette raison que Nifance propose une offre “Assistance administrative externe” (lien) afin de répondre à ces besoins, de manière personnalisée.

Conclusion

En conclusion, les Office Managers jouent un rôle essentiel dans le succès de toute entreprise ou organisation. Ils sont chargés de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise en exerçant des tâches très variées : comptabilité, ressources humaines, administration, gestion de fournitures de bureau. Si vous êtes une PME industrielle ou une Start-up, vous avez sûrement conscience de l’importance de ce rôle au sein de votre organisation. Pourtant, il est parfois difficile de trouver la perle rare.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez avoir un Office Manager rôdé, qui saura répondre à vos besoins et devenir un élément clef de votre organisation.

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